Formål med planen

I følge Forskrift om offentlig arkiv (arkivforskriften) skal et offentlig organ til enhver tid ha et ajourført samleplan, en arkivplan.

Arkivplanen er en plan over hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Det øker kvaliteten på arkivet og tilliten til arkivtjenesten at ansvar og rutiner er godt dokumentert og lett tilgjengelig. Arkivnøkler og oversikt over de instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet skal være med, enten som vedlegg eller i et samlet dokument.

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:

* Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
* Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
* Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Riksarkivaren har laget en mal for arkivplan, som har følgende struktur.

1. Innledning

2. Egen organisasjon

3. Lover og bestemmelser

4. Sikkerhet

5. Organisering og behandling av arkiv

6. Vedlegg til arkivplanen

Kunst- og designhøgskolen velger å endre rekkefølgen på denne strukturen - dette for å tydliggjøre at arkivet er hovedemne i dette dokumentet. Hos oss vil det se ut slik:

1. Innledning med arkivplanens formål.

2. Organisering og behandling av arkiv. (her blir også lagt vedlegg)

3. Reglementer.

4. Lover og forskrifter.

5. Strukturen i egen organisasjon.

Siden Kunst- og designhøgskolen i Bergen foreløpig har et papirarkiv vil en utskrift av planen bli printet ut og arkivert én gang i året i begynnelsen av januar.